DODOKUGMIM.COM, TOMOHON – Sidang Majelis Sinode Tahunan (SMST) tahun 2020 akan berbeda. Sidang yang rencananya digelar November mendatang akan berlangsung selama tiga hari, secara virtual. Bidang Data dan Informasi Sinode GMIM telah menyiapkan aplikasi berkaitan dengan hal itu.
Hal ini disampaikan Wakil Sekretaris BPMS Bidang Data dan Informasi, Pdt. Janny Ch Rende M.Th. “Kita masih menghadapi pandemi covid-19, itu alasan utamanya. Untuk persidangan virtual ini, kami sudah menyiapkan aplikasi. Kami membaginya dalam dua kategori, persidangan virtual dan persidangan virtual plus,” terang Rende, Minggu (23/8/2020).
Apa yang membedakan keduanya? Rende menjelaskan, persidangan virtual ini akan berlangsung selama tiga hari. “Dua hari pertama adalah persidangan virtual, sedangkan hari ketiga adalah persidangan virtual plus untuk pengambilan keputusan,” tutur dia.
Secara teknis, tambah Rende, direncanakan pada persidangan virtual selama dua hari, peserta sidang yang diutus setiap wilayah harus duduk bersama di satu tempat dan menggunakan satu link yang akan dibagikan Bidang Data dan Informasi Sinode GMIM. “Tentu saja materi persidangan sudah lebih dahulu dibagikan ke wilayah-wilayah. Peserta juga diwajibkan untuk mengisi kuisioner sehingga ketika persidangan virtual dimulai setiap tanggapan akan ditampilkan lewat aplikasi,” jelas dia.
Sedangkan untuk sidang virtual plus pada hari terakhir untuk pengambilan keputusan, kata Rende, bila mendapatkan izin, rencananya akan dilangsungkan di Aula Wale ne tou Tondano. “Panitia pelaksananya dari Wilayah Seretan yang diketuai oleh Bupati Minahasa Ir. Royke Octavian Roring, M.Si, ” tambah Rende.
Rende menegaskan teknis persidangan sama seperti sebelumnya. “Aplikasi tetap mengikuti persidangan normal tapi waktunya saja yang kita pangkas hanya lima sampai enam jam setiap hari,” tegas Rende.
Edmon Komansilan, Koordinator Tim Sistem Informasi Terpadu (SIT) Bidang data dan informasi GMIM, menjelaskan, aplikasi yang dibuat sekira dua minggu ini telah diuji coba. “Uji coba aplikasi persidangan berlangsung baik. Sekarang kita sementara mempersiapkan untuk melatih para operator,” jelasnya.
Dijelaskan Komansilan, aplikasi yang dibuat hanya khusus untuk menampilkan dokumen selama persidangan. Sedangkan untuk tampilan wajah peserta, dikolaborasikan dengan aplikasi zoom. “Aplikasi persidangan nanti berisi dokumen-dokumen atau materi yang diberikan oleh BPMS dan BPPS dan rencana program sinode tahun 2021,” kata Komasilan.
Pada aplikasi ini juga, lanjut dia, peserta dapat menyampaikan tanggapan dengan lebih mudah. “Kalau sebelumnya setiap seksi dibagi dan menunggu hasil tanggapan menggunakan kertas yang harus dicetak dan dibagikan, sekarang dapat disampaikan langusng melalui aplikasi yang ada, “tuturnya
Peserta sidang wajib mendaftarkan nomor whatsapp ke Bidang Data dan Informasi Sinode GMIM. Hal ini penting, agar peserta dapat mengikuti persidangan dengan baik, termasuk tepat waktu. “Kami telah membuat whatsapp chat bot untuk mengirim username peserta dan mengingatkan peserta misalnya untuk masuk dalam persidangan lima menit sebelumnya melalui robot yang diatur oleh sistem ini, untuk itu para peserta perlu mendaftarkan nomor whatsapp ke bidang data,” tutupnya. (dodokugmim/saratuwomea/rogermentaruk)
